Любая деловая активность сопровождается документооборотом. Чтобы привести все необходимые бумаги в порядок, обеспечить их сохранность, защиту от подделки и утери, не допустить ошибок при регистрации малого бизнеса, необходимо знать, как правильно прошить документы нитками. Единого стандарта, пожалуй, нет, однако есть определенные нормативы, используемые в делопроизводстве и документообороте.
Основные правила
Если речь идет о такой важной процедуре, как прошивка документов, инструкция по организации процесса не будет лишней. Для начала стоит отметить, что сшивание документов осуществляется по особым правилам, вручную (нитками) или аппаратно. Во втором случае используется специальное устройство – машинка-станок для сшивания (прошивки) документов. Это компактное устройство, которое позволяет сшивать до 500 листов за 5 минут.
Принцип его работы прост и понятен. Если же вы выбрали ручной метод, будет полезно узнать, как правильно сшивать документы ниткой – фото-инструкций в Интернете более чем достаточно, хотя и на словах все объясняется очень просто.
Для начала соберите все бумаги, аккуратно уложите их в стопку, проверьте правильность последовательности, пронумеруйте и сделайте отверстия. Для небольшого количества бумаг подойдет дырокол. Толстую стопку, как правило, пробивают шилом. Оптимально прошивать бумаги через 5 отверстий. Расстояние между ними составляет около 3 сантиметров.
Когда отверстия готовы, а бумаги сложены в правильном порядке, стоит озаботиться тем, как правильно сшить документы (для налоговой их нужно прошить или вы готовите бумаги для какой-либо другой организации – неважно, правила прошивки едины). Лучше всего использовать специальную нитку. Прошивают стопку дважды, после чего концы выводят на последний лист и крепко связывают. На узелок наклеивают листок папиросной бумаги (чтобы место связки просвечивалось) с печатью и подписью уполномоченных лиц. Концы веревки должны оставаться свободными, а печать и подпись размещаются строго на наклейке.
Если вы знаете, как правильно подшить документы, делать это можно самостоятельно. В противном случае стоит обратиться в типографию или специализированную фирму. У таких компаний есть сшиватель для документов и квалифицированный сотрудник, который выполнит работу качественно и в полном соответствии с требованиями.
